सलाहकार समितियाँ सरकारी निकायों के भीतर सूचित निर्णय लेने और सामुदायिक सहभागिता के लिए आवश्यक माध्यम के रूप में कार्य करती हैं। हालाँकि, इन समितियों की सफलता या विफलता अक्सर उनके उद्देश्य की स्पष्टता और उनके प्रबंधन की प्रभावशीलता पर निर्भर करती है। सलाहकार समितियों की स्थापना और देखरेख करते समय क्या करें और क्या न करें पर विचार करने के लिए यहां कुछ चीजें दी गई हैं:
करने योग्य:
- समिति के प्रभार को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें:
- समिति के उद्देश्य और जिम्मेदारियों को रेखांकित करते हुए एक संक्षिप्त और विशिष्ट अधिदेश प्रदान करें। आरोप में स्पष्टता की कमी से भ्रम और अक्षमता हो सकती है।
- समय सीमा निर्धारित करें:
- एकल-उद्देश्यीय समितियों को सौंपे गए कार्यों या परियोजनाओं को पूरा करने के लिए स्पष्ट समयसीमा स्थापित करें। चल रही समितियों के लिए, समय-समय पर उनकी प्रासंगिकता और प्रभावशीलता का पुनर्मूल्यांकन करें।
- विविध सदस्यों का चयन करें:
- विशेषज्ञता, जनसांख्यिकी, भौगोलिक प्रतिनिधित्व और हितधारक हितों जैसे विभिन्न कारकों के आधार पर समिति के सदस्यों को चुनें। यह एक सर्वांगीण परिप्रेक्ष्य और संतुलित निर्णय लेने को सुनिश्चित करता है।
- स्टाफ सहायता प्रदान करें:
- जब भी संभव हो सलाहकार समितियों को प्रशासनिक और तार्किक सहायता प्रदान करने के लिए संसाधन आवंटित करें। हालाँकि कुछ समितियाँ समर्पित कर्मचारियों के बिना भी सफलतापूर्वक काम कर सकती हैं, समर्थन उनकी प्रभावशीलता को बढ़ाता है।
- स्टाफ के साथ संबंध को परिभाषित करें:
- समिति के समर्थन में कर्मचारियों की भूमिका स्पष्ट करें, जिसमें संसाधन उपलब्ध कराना, बैठकों का समन्वय करना और सिफारिशों को लागू करना जैसे कार्य शामिल हैं। समिति के संचालन के संबंध में निर्णय लेने की प्रक्रियाओं में प्रासंगिक प्रबंधकों को शामिल करें।
- प्रस्ताव अभिविन्यास और प्रशिक्षण:
- नई समिति के सदस्यों को उनकी भूमिकाओं, जिम्मेदारियों और उनके काम के व्यापक संदर्भ से परिचित कराने के लिए अभिविन्यास और प्रशिक्षण सत्र प्रदान करें। यह गैर-विशेषज्ञों या सरकारी प्रक्रियाओं में नए व्यक्तियों के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है।
- एक कार्य कार्यक्रम स्थापित करें:
- समिति के कार्यकाल के लिए उद्देश्यों, समय-सीमाओं और डिलिवरेबल्स को रेखांकित करते हुए एक संरचित कार्य कार्यक्रम विकसित करें। इससे सदस्यों का ध्यान केंद्रित रहता है और लक्ष्यों को प्राप्त करने की दिशा में प्रगति सुनिश्चित होती है।
- मूल्यांकन आयोजित करें:
- आंतरिक रूप से या स्व-मूल्यांकन के माध्यम से समिति के प्रदर्शन और प्रभाव का नियमित मूल्यांकन करें। यह प्रभावशीलता बढ़ाने के लिए समायोजन और सुधार की अनुमति देता है।
- संचार बनाए रखें:
- शासी निकाय, कर्मचारियों और सलाहकार समितियों के बीच खुले और नियमित संचार चैनलों को बढ़ावा देना। समितियों की नियमित रिपोर्टें हितधारकों को सूचित रखती हैं, और समय-समय पर होने वाली बैठकें संवाद और सहयोग की सुविधा प्रदान करती हैं।
- समितियों को उचित रूप से भंग करें:
- सलाहकार समितियों का कार्य पूरा होने पर उनके योगदान को स्वीकार करें और उनके प्रति आभार व्यक्त करें। अनावश्यक नौकरशाही और संसाधन आवंटन से बचने के लिए समितियों को तुरंत भंग करें।
क्या न करें:
- उपेक्षा समिति की सलाह:
- सलाहकार समितियों की सलाह को नजरअंदाज करना उनके उद्देश्य को कमजोर करता है और योग्य व्यक्तियों को भविष्य में भाग लेने से हतोत्साहित करता है।
- समिति को अतिरेक की अनुमति दें:
- सलाहकार समितियों को कर्मचारियों पर अनुचित प्रभाव डालने से रोकें, जो संगठनात्मक पदानुक्रम और निर्णय लेने की प्रक्रियाओं को बाधित कर सकता है।
- अधिक जनसंख्या वाली समितियाँ:
- जवाबदेही प्रदर्शित करने के प्रयास में अत्यधिक संख्या में समितियाँ बनाने से बचें। इससे टकराव, संसाधन की कमी और फोकस कमजोर हो सकता है।
- मुआवज़े में जल्दबाजी:
- समिति के सदस्यों के लिए मुआवजे पर विचार करते समय सावधानी बरतें। वित्तीय संकटों से बचने और समानता सुनिश्चित करने के लिए गहन अध्ययन करें और दीर्घकालिक योजनाएँ विकसित करें।
सलाहकार समितियों के प्रभावी प्रबंधन के लिए सावधानीपूर्वक योजना, स्पष्ट संचार और स्थापित प्रोटोकॉल का पालन आवश्यक है। क्या करें और क्या न करें इन बातों का पालन करके, सरकारी निकाय नीतिगत निर्णयों को सूचित करने और सामुदायिक भागीदारी को प्रभावी ढंग से बढ़ावा देने के लिए सलाहकार समितियों की विशेषज्ञता का लाभ उठा सकते हैं।