जब शहर के प्रबंधकों से पूछा जाता है कि क्या वे अपने नगर परिषदों द्वारा मूल्यांकन से गुजरते हैं, तो संभावित उत्तर चल रही जांच की स्वीकृति है। इसी तरह, महापौर और पार्षद चुनाव के समय के आसपास आत्म-मूल्यांकन करने की बात स्वीकार कर सकते हैं। हालाँकि ये अनौपचारिक मूल्यांकन होते हैं, लेकिन वे अक्सर निर्वाचित अधिकारियों द्वारा आवश्यक समय पर समायोजन की अनुमति नहीं देते हैं।
संरचित मूल्यांकन की आवश्यकता को पहचानते हुए, ओरेगन सिटीज लीग ने परिषद और कर्मचारियों के बीच बातचीत और निर्णय लेने की प्रभावशीलता को बढ़ाने के लिए प्रतिबद्ध एक पुस्तिका विकसित की है। यह मार्गदर्शिका परिषदों को मुख्य कार्यकारी अधिकारी, शहर के वकील और अन्य कर्मचारियों जैसे प्रमुख भूमिकाओं के लिए औपचारिक मूल्यांकन प्रक्रियाएँ स्थापित करने में सहायता करने के लिए डिज़ाइन की गई है जो सीधे परिषद को रिपोर्ट करते हैं।
मूल्यांकन प्रक्रिया, यदि सोच-समझकर संचालित की जाए, तो बेहतर संबंधों को बढ़ावा देने, संचार को बढ़ाने, मूल्यवान प्रतिक्रिया प्रदान करने और भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को स्पष्ट करके परिषद और कर्मचारियों दोनों को लाभ पहुंचा सकती है। यह न केवल ताकत को पहचानने और कमजोरियों को दूर करने में मदद करता है, बल्कि गलतफहमियों को दूर करने और संघर्षों को कम करने में भी सहायता करता है।
इसके अलावा, जैसे-जैसे शहर विकसित होते हैं, स्टाफ पदों के लिए आवश्यक कौशल बदल सकते हैं। उदाहरण के लिए, एक शहर प्रबंधक जिसे कभी उसकी वित्तीय कुशलता के लिए नियुक्त किया गया था, उसे अब वर्तमान मांगों को पूरा करने के लिए सामुदायिक सहभागिता में अधिक मजबूत कौशल विकसित करने की आवश्यकता हो सकती है। परिषदों के लिए यह आवश्यक है कि वे अपने कर्मचारियों को इन उभरती हुई अपेक्षाओं के बारे में स्पष्ट रूप से बताएं।
यदि अपेक्षाओं को स्पष्ट रूप से संप्रेषित नहीं किया गया है, तो परिषदों को कर्मचारियों के प्रदर्शन से निराशा से बचना चाहिए। एक प्रभावी मूल्यांकन प्रक्रिया परिषदों को उनके प्रदर्शन पर विचार करने और उनकी स्पष्टता, नीति-निर्माण और प्रशासनिक भूमिकाओं में सुधार करने के लिए भी प्रेरित कर सकती है।
विभिन्न शहरों की विविध आवश्यकताओं को देखते हुए, पुस्तिका में विभिन्न प्रकार के मूल्यांकन के तरीके और तकनीकें दी गई हैं, जिसमें सुझाव दिया गया है कि प्रत्येक परिषद अपने हालात के हिसाब से सबसे उपयुक्त तरीका चुने। यह प्रक्रिया एक व्यापक रणनीति का हिस्सा है जिसका उद्देश्य अधिक विचारशील शासन और बेहतर शहर प्रबंधन को बढ़ावा देना है। पुस्तिका प्रदर्शन मूल्यांकन के संदर्भ को समझने के लिए एक रूपरेखा प्रदान करती है और एक व्यवस्थित मूल्यांकन प्रक्रिया को लागू करने के लिए प्रमुख चरणों की रूपरेखा तैयार करती है।
